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La reconfiguración de espacios en oficinas en tiempo de coronavirus

Manuel Gil • May 21, 2020

Reconfiguración de espacios

Reconfiguración de espacios
Así serán las oficina post COVID-19 

Reconfiguración de espacios
. Es difícil imaginar en estos momentos regresar a las oficinas, pero en algún momento tendremos que hacerlo y lo haremos bajo varias recomendaciones y medidas para evitar contagiarnos. 

Por desgracia, el covid-19 estará con nosotros por un buen tiempo o hasta que den con la vacuna, pero mientras eso sucede se espera que dentro de poco podamos volver a sentarnos en nuestros escritorios para trabajar. 

Para llegar a eso es necesario que las empresas, las universidades y las organizaciones de salud busquen la manera de adaptarse a esta situación y que adapten las oficinas para evitar la propagación de un virus que es de muy fácil contagio. El reto estará entonces en la reconfiguración de espacios para volver a las actividades de manera tal que no se ponga en riesgo la salud de los trabajadores. 

Una de las principales medidas que se debe tener en cuenta en la reconfiguración de espacios es el distanciamiento. Se recomienda que debe haber 2 metros de distancia entre las personas para evitar el contagio.

Algunas ideas de diseño para cumplir con esta distancia es separar los escritorios y quitar las sillas, agregar divisores, mejorar las medidas de limpieza y seguridad, así como apoyar a quienes trabajan desde casa por más tiempo.

Separando los escritorios y agregando divisores permitirá incluir nuevos diseños en el espacio para ayudar a que el distanciamiento físico se sienta más cómodo, como agregar nuevos elementos a las estaciones de trabajo, como vidrio o pantallas más altas. 

Un aspecto importante a tener en cuenta en la reconfiguración de espacios es designar un lugar con más y mejores opciones para videoconferencias, pues estas serán más frecuentes por la imposibilidad de viajar. Estas experiencias virtuales y físicas unirán a las personas de nuevas maneras para crear un sentido de pertenencia.

A medida que se reinventa el lugar de trabajo, las soluciones basadas en la ciencia se integrarán con la tecnología para brindar mayor seguridad y un nivel aún mayor de bienestar de los empleados. 

En cuanto a la tecnología ya hemos visto el uso de cámaras termográficas en la entrada de estaciones de transporte público, con el objetivo de identificar a esas personas con cuadros de fiebre mayores a 37 grados. No sería novedoso ver este tipo de equipos instalados en las entradas de los centros de negocios. 

Con el rediseño del espacio laboral, obligado por el coronavirus se deben dejar de lado los antiguos conceptos de diseño y distribución para darle más importancia a la adaptabilidad que a la permanencia.

Pero esta reconfiguración de espacios no es que sea algo completamente nuevo, solo es circunstancial pues las nuevas tendencias en oficinas ya apuntaban a que estos lugares fueran más confortables y que fueran más salubres. 

De hecho, en lo que se ha venido trabajando en los últimos años en esta materia es en alternar el teletrabajo con el trabajo presencial, gestionar variedad y multi espacios dentro de la oficina que permitan desde zonas colaborativas y comunes hasta zonas más privadas. Así como, elementos que mejoren la climatización y el uso de materiales buenos para la salud y fáciles de limpiar, iluminación natural, entre otras cosas. 

La pandemia como método de enseñanza

Dicen que siempre hay que verle el lado positivo a las cosas y este es un buen momento para instituir prácticas y soluciones de higiene óptimas que puedan reducir la propagación de virus y resfriados (lo cual siempre es bienvenido, ya sea que COVID-19 sea una preocupación o no) en las oficinas. 

 Algunas ideas incluyen:

Aumentar la disponibilidad de toallitas desinfectantes y desinfectantes para manos que maten virus, y asegurarse de que todos sepan cómo usarlos de manera efectiva. 

Animar a todos en la oficina a comprometerse a limpiar regularmente las superficies de alto contacto.

Continuar mejorando los procedimientos profesionales de limpieza y desinfección dentro de la oficina para reducir la aparición de gérmenes y bacterias en el lugar de trabajo.

Siempre que sea posible, confíe en las comodidades de reducción táctil, como las puertas batientes de doble apertura, las luces de sensor de movimiento y otras comodidades de manos libres que reducen los gérmenes en las áreas de alto tráfico.

Si los asientos flexibles son una opción en su oficina y las personas comparten escritorios, solicite a todos que limpien el equipo, las estaciones de trabajo y las superficies tan pronto como salgan o se muden a un lugar diferente.

Señalización. de marcar en el suelo un círculo alrededor de cada escritorio para garantizar que las personas no se acerquen demasiado.

Usar flechas en el piso para que las personas caminen en un solo sentido. El tráfico unidireccional es el mismo enfoque que los trabajadores de la salud adoptan en los hospitales para ayudar a evitar la propagación de agentes patógenos.

La clave también está en el aire

A pesar de que estas ideas son prometedoras, mantener la distancia de 2 metros dentro de la oficina no es suficiente ya que el virus puede vivir en la superficie durante días y puede flotar durante tres horas en el aire.
Por esta razón al momento de realizar la configuración de espacios que se tenga en cuenta el sistema de ventilación. La mayoría de estos sistemas en oficina no aportan mucho aire fresco, si es que lo hay. En cambio, recirculan lo que ya está adentro, que es una mezcla de dióxido de carbono de nuestras exhalaciones, productos químicos que se liberan de los materiales de limpieza, construcción o decoración y, por supuesto, los patógenos transportados por el aire. 

De ahí la necesidad de que se instalen filtros de aire de alta gama o sistemas de ventilación efectivos pues la ventilación hace que los virus como el COVID-19 se diluya.

Es evidente que la vida post coronavirus va a cambiar la manera en la que vivimos y cómo trabajamos. Debemos estar muy atentos a los avances en cuanto investigación que haga la comunidad científica sobre el virus y su comportamiento para tomar las medidas pertinentes. 

Ahora bien, la necesidad de las compañías de reactivar sus labores es inminente, pero no se puede pretender que las cosas vuelvan a ser como eran antes del virus, y pensar de este modo puede ser un problema. Por el contrario, deben reinventarse porque la volatilidad es inevitable y el lugar de trabajo debe estar listo para responder rápidamente a la próxima pandemia. El papel del lugar de trabajo en un mundo posterior al COVID-19 va a ser más importante que nunca.

Si estás buscando la manera de reconfigurar tu oficina en servex podrás encontrar un amplio catálogo de sillas, divisores, paneles y todo tipo de mobiliario para oficina que puedes usar para estos momentos de contingencia. 

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La emergencia del COVID-19 ha considerado múltiples cambios a nuestro estilo de vida. El mundo laboral no ha sido ajeno a dichos cambios. Empleadores y trabajadores a lo largo del mundo han requerido adecuar sus modalidades de trabajo, en aquellos casos en que era posible, para cuidar su salud y seguir manteniendo una vida productiva “estable”. Bajo la nueva normalidad de trabajo y con la reapertura de nuevos sectores el riesgo ha aumentado y es nuestra responsabilidad cuidarnos y cuidar de los otros. Es por esto que no sólo se debe garantizar un regreso seguro a la oficina, sino que las empresas deben proveer todos los elementos necesarios para quienes seguirán trabajando en casa, o realizarán la modalidad de semi-teletrabajo; en un principio pensaríamos que esto iba a ser pasajero, pero cada día es más evidente que la necesidad de cuidado nos lleva evitar exponernos, ni exponer a los otros, si nos podemos quedar en casa es la mejor opción. El teletrabajo era común en grupos reducidos de trabajadores, generalmente de empresas trasnacionales o actividades vinculadas a la economía del conocimiento. Post coronavirus, las empresas que ya habían incursionado en el teletrabajo están decididas a ampliar esta práctica, analizando cómo virtualizar sus procesos de trabajo. Es gracias a esto, que es necesario que las empresas doten a todos sus empleados de elementos ergonómicos que permitan permanecer en su jornada laboral de manera segura, previniendo cualquier molestia ocasionada por una mala postura. Ya no podemos esperar a que esto se “normalice” porque hoy vivimos una nueva normalidad. En Servex queremos ayudarte a que tu y tu equipo trabajen desde casa cómodamente. Creamos combos especiales para empresas que garantizan la ergonomía necesaria y todo lo que esta implica. Los kits de home office constan de: un escritorio que se ajusta a la medida del espacio, silla giratoria para uso constante, la cual cuida tu postura, reposa pies para darle confort y estabilidad a la base de tu cuerpo, monitor para cuidar la vista, soporte para ajustar a la medida y evitar esfuerzos innecesarios del cuello o los ojos, teclados para disminuir la molestia de las muñecas y garantizar la comodidad y un mouse ergonómico que evita los movimientos bruscos de la mano. Cuidar la salud es responsabilidad de todos y garantizar el cuidado de tus colaboradores debe ser el pilar fundamental para esta reapertura económica. Recuerda si puedes quedarte en casa, hazlo.
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Debido a la pandemia las empresas están en un escenario particular el cual ha traído una crisis mundial inesperada, todos los nichos de mercadeo han tenido que ajustar los protocolos de bioseguridad para seguir funcionando. Teniendo en cuenta que nos encontramos en una fase crítica donde la responsabilidad recae en el autocuidado para evitar un efecto rebote es importante obligar a las organizaciones a adecuar de forma proactiva sus operaciones de trabajo, en este sentido es importante destacar las principales recomendaciones que se deben tener en cuenta al momento de ejecutar un plan de retorno mediante un protocolo de seguridad y salud requerido, con el objetivo principal de minimizar todas las fuentes de riesgo y contagio entre todos sus colaboradores. ¿Cuáles son las principales medidas a implementar en una organización? De acuerdo con la OIT (Organización Internacional del trabajo) la seguridad y salud en el trabajo debe considerarse como una inversión fundamental para proteger a los trabajadores y a sus familias y para asegurar la continuidad de las empresas, para esto ha establecido 10 pasos para un retorno al trabajo seguro y saludable en tiempos de COVID-19. 1. Establecer un equipo bipartito para organizar el retorno al trabajo. 2. Decidir quién regresa al trabajo y en qué condiciones. 3. Adoptar medidas de ingeniería y organizacionales. 4. Adoptar medidas de limpieza y desinfección de los espacios en forma regular. 5. Promover medidas de higiene personal. 6. Proveer equipos de protección personal y velar por su uso efectivo. 7. Vigilar la salud de las personas trabajadoras. 8. Considerar los factores de riesgo psicosocial. 9. Revisar y actualizar los planes de emergencia y evacuación. 10. Monitorear y actualizar las medidas de prevención y control. Este plan de retorno se debe orientar en el uso de equipos de protección personal, distanciamiento social y un continuo lavado de manos. Adicional a estas medidas generales se debe adoptar las siguientes acciones alternas que garantizarán un regreso seguro: 1. Determinar un plan de retorno por medio de un profesional en seguridad y salud en el trabajo. 2. Actualizar la evaluación de Riesgos con respecto al COVID-19. 3. Adaptar la distribución y organización de los espacios de trabajo con el objeto de minimizar la propagación del Virus. 4. Priorizar el teletrabajo en las áreas laborales donde sea posible. 5. Determinar medidas preventivas de contagio como el test de contagio y/o la toma de temperatura a todos los colaboradores 6. Mantener un espacio seguro dentro de las oficinas por medio de purificadores de aire, dispensadores de alcohol y limpieza y desinfección. 7. Ejecutar un plan de contingencia al momento de detectar contagios. 8. Capacitar a los colaboradores a la nueva rutina laboral, además de incorporarlos gradualmente a sus operaciones. 9. Instaurar una jornada laboral que permita la rotación de turnos mediante horarios flexibles para evitar aglomeración en las instalaciones. 10. Fijar una atención especial a los colaboradores que pertenecen al grupo de alto riesgo. 11. Facilitar el contacto de los colaboradores con el personal de Seguridad y Salud laboral al momento de vivir acontecimientos traumáticos o de alto estrés, para la asistencia y asesoramiento frente a la amenaza del COVID-19 en la salud física y mental. Más allá del cuidado personal es importante que cada persona se sienta cómoda en su jornada laboral, las empresas deben mantener alerta y realizar inversiones para evitar al máximo la propagación del virus. Desde Servex queremos facilitarles esta reincorporación, queremos remodelar, automatizar y agilizar sus procesos al máximo, para que proteger la seguridad y salud de sus trabajadores, no sea un inconveniente en la continuidad de su negocio. De igual modo, crear espacios abiertos, implementar medidas de limpieza y desinfección, adecuación de los espacios evitando al máximo la manipulación de elementos, asegurando cada parte de la oficina, sin dejar a un lado la estética de la marca.
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