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Así se reinventarán las oficinas coworking y oficinas compartidas tras coronavirus

Manuel Gil • May 21, 2020

Oficinas coworking - Oficinas compartidas

La reinvención de las oficinas coworking y oficinas compartidas de cara al futuro 

Las oficinas coworking y las oficinas compartidas hacen parte de una nueva tendencia relacionada con el espacio de trabajo, donde las nuevas tecnologías, el diseño y la innovación son la base de esta nueva alternativa.

Si bien ambos conceptos buscan que converjan diferentes empresas y trabajadores para ayudarse mutuamente, existen diferencias que vale la pena remarcar. 

Los espacios conocidos como coworking por lo general son abiertos, estructurados de forma horizontal y sin jerarquías. Son utilizados para establecer vínculos de networking, propiciando la sinergia entre los coworkers, que participan activamente en las iniciativas y reuniones organizadas por el espacio.

Fomentan el trabajo colaborativo, el aprovechamiento de la inteligencia colectiva y el intercambio de conocimiento. Son una opción más enriquecedora pero implica cierto compromiso y una actitud abierta.

Las oficinas compartidas, por su parte, se centran en la mejora de la optimización de los recursos económicos de la empres y suelen ser lugares habitados por compañías grandes, consolidadas que no necesitan de la relación con otros profesionales que realicen actividades complementarias como en el coworking.

En lo que sí coinciden las oficinas coworking y las oficinas compartidas es en los beneficios: 

Comodidad: Los espacios creados con estos conceptos están pensados en las necesidades del consumidor, donde la ergonomía y su función de conocer las características fisiológicas, anatómicas y psicológicas del individuo hacen que el mobiliario usado en este espacio de trabajo sea cómodo y de gran utilidad.

Tecnología: Gracias a la evolución de las cosas, la tecnología ha sido un gran aporte para la sociedad, en este caso las oficinas compartidas y de cowork manejan una tecnología de punta que permite que la comunicación entre individuos se lleve a cabo de la mejor manera, ya que son oficinas inteligentes que cuentan con sistemas de iluminación, control de acceso, tele-conferencias, etc.

Variedad: Al crear un espacio pensado en el individuo este no suele ser el mismo para todo tipo de personas, es por eso que estas oficinas manejan diferentes ambientes donde la iluminación, el diseño, el color, el mobiliario y otros elementos varían, lo que provoca recordación en el cliente.

Relaciones: Si bien en las oficinas compartidas no se pretende la relación directa con otras empresas, si puede ser el puente para conocer nuevas personas y crear lazos de todo tipo causando un crecimiento personal y profesional, ya que todos los individuos manejan pensamientos diferentes generando otros tipos de comunicación y creando un trabajo colaborativo.

Productividad: Gracias a este modelo de trabajo, los empleados tienen un nuevo pensamiento con respecto al desarrollo de sus actividades, debido a que encuentran en su lugar de trabajo un espacio cómodo, flexible e inspirador desde el color en las paredes hasta el mobiliario de su oficina, ayudando a que la realización de las labores sea la adecuada.

Aunque son varios los beneficios que obtendría una compañía o una persona que opta por cualquiera de estos modelos de oficina, en estos momentos de crisis no valdría la pena resaltarlos, pero si sería útil contar cómo las oficinas coworking y las oficinas compartidas pueden ser un factor determinante en la recuperación de la economía. 

Sigue leyendo para entenderlo. 

¿Qué papel tendrán estos espacios después de la pandemia? 

Se espera que la pandemia de coronavirus tenga un impacto significativo en la industria de las oficinas coworking y oficinas compartidas ya que muchos de estos espacios han tenido que cerrar momentáneamente y si bien en algún momento estos lugares abrirán sus puertas de nuevo tendrán que hacer cambios significativos en la distribución y diseño de los espacios. 

Las medidas más importantes que deberán tomar las oficinas coworking y las oficinas compartidas es la de la limpieza y el distanciamiento. Esto también incluiría la limpieza periódica de áreas y puntos de contacto de uso frecuente, como perillas de puertas y botones de elevadores. Algunos incluso pueden adoptar termómetros para medir la temperatura de cada ocupante que entra.

A pesar de estas medidas y de la crisis por la que está pasando la industria está pronosticado que tanto las oficinas coworking como las compartidas emergerán después del COVD-19 más fuertes y serán más importantes y necesarias que antes.  

Los motivos que hacen pensar en el repunte de este tipo de espacios está fundamentado en tres elementos. 

Los teletrabajadores no se quedarán siempre en casa

La primera de ellas es que todas las personas que han sido obligadas a teletrabajar querrán hacerlo desde otro lugar que no sea la casa, Además, las grandes empresas con oficinas propias muy seguramente opten por ubicar a algunos empleados en espacios de coworking para evitar contagios y ahorrar algo de dinero. 

A esto hay que sumarle que a muchas personas la idea de home office les está agradando, no significa que todos esos empleados trabajarán en casa para siempre. Después de un par de meses de encierro, millones de personas estarán ansiosas por trabajar desde otro lugar.

Coordinación de recursos para pequeñas empresas

Estos espacios no solo satisfacen las necesidades de los trabajadores remotos: son una estructura de apoyo crucial para las pequeñas empresas, los propietarios únicos, los autónomos y otros empresarios. Son las pequeñas empresas que operan en la periferia que más se beneficiarán de estos lugares pues para muchas de ellas trabajar en casa no proporciona una solución.

Innovación tecnológica

A medida que avanzamos hacia un futuro definido por el distanciamiento social, las oficinas coworking y las oficinas compartidas tendrán que ofrecer servicios digitales que faciliten la comunicación y la colaboración. 

La experiencia que ofrecen estos espacios deberá trasladarse al ámbito online, creando así una comunidad digital con el objetivo de apoyar a otras empresas. Un chat interno clasificado por canales, una app, formación online, encuentros virtuales de comunidad y apoyo directo por profesionales, son algunos ejemplos. 

Los empresarios, los dueños de negocios y los trabajadores necesitarán redes sociales y conexiones locales más que nunca para recuperar el equilibrio y una comunidad como la mencionado puede lograr que las empresas y trabajadores se reconecten. 

El Covid-19 marcará un antes y un después para muchas empresas, pues las medidas como el distanciamiento y la incertidumbre económica obligarán a todos a la reinvención. Y es precisamente esto lo que las oficinas compartidas y de coworking harán no solo para ayudarse a sí mismos sino para impulsar a las otras empresas a la recuperación económica. 

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La emergencia del COVID-19 ha considerado múltiples cambios a nuestro estilo de vida. El mundo laboral no ha sido ajeno a dichos cambios. Empleadores y trabajadores a lo largo del mundo han requerido adecuar sus modalidades de trabajo, en aquellos casos en que era posible, para cuidar su salud y seguir manteniendo una vida productiva “estable”. Bajo la nueva normalidad de trabajo y con la reapertura de nuevos sectores el riesgo ha aumentado y es nuestra responsabilidad cuidarnos y cuidar de los otros. Es por esto que no sólo se debe garantizar un regreso seguro a la oficina, sino que las empresas deben proveer todos los elementos necesarios para quienes seguirán trabajando en casa, o realizarán la modalidad de semi-teletrabajo; en un principio pensaríamos que esto iba a ser pasajero, pero cada día es más evidente que la necesidad de cuidado nos lleva evitar exponernos, ni exponer a los otros, si nos podemos quedar en casa es la mejor opción. El teletrabajo era común en grupos reducidos de trabajadores, generalmente de empresas trasnacionales o actividades vinculadas a la economía del conocimiento. Post coronavirus, las empresas que ya habían incursionado en el teletrabajo están decididas a ampliar esta práctica, analizando cómo virtualizar sus procesos de trabajo. Es gracias a esto, que es necesario que las empresas doten a todos sus empleados de elementos ergonómicos que permitan permanecer en su jornada laboral de manera segura, previniendo cualquier molestia ocasionada por una mala postura. Ya no podemos esperar a que esto se “normalice” porque hoy vivimos una nueva normalidad. En Servex queremos ayudarte a que tu y tu equipo trabajen desde casa cómodamente. Creamos combos especiales para empresas que garantizan la ergonomía necesaria y todo lo que esta implica. Los kits de home office constan de: un escritorio que se ajusta a la medida del espacio, silla giratoria para uso constante, la cual cuida tu postura, reposa pies para darle confort y estabilidad a la base de tu cuerpo, monitor para cuidar la vista, soporte para ajustar a la medida y evitar esfuerzos innecesarios del cuello o los ojos, teclados para disminuir la molestia de las muñecas y garantizar la comodidad y un mouse ergonómico que evita los movimientos bruscos de la mano. Cuidar la salud es responsabilidad de todos y garantizar el cuidado de tus colaboradores debe ser el pilar fundamental para esta reapertura económica. Recuerda si puedes quedarte en casa, hazlo.
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Debido a la pandemia las empresas están en un escenario particular el cual ha traído una crisis mundial inesperada, todos los nichos de mercadeo han tenido que ajustar los protocolos de bioseguridad para seguir funcionando. Teniendo en cuenta que nos encontramos en una fase crítica donde la responsabilidad recae en el autocuidado para evitar un efecto rebote es importante obligar a las organizaciones a adecuar de forma proactiva sus operaciones de trabajo, en este sentido es importante destacar las principales recomendaciones que se deben tener en cuenta al momento de ejecutar un plan de retorno mediante un protocolo de seguridad y salud requerido, con el objetivo principal de minimizar todas las fuentes de riesgo y contagio entre todos sus colaboradores. ¿Cuáles son las principales medidas a implementar en una organización? De acuerdo con la OIT (Organización Internacional del trabajo) la seguridad y salud en el trabajo debe considerarse como una inversión fundamental para proteger a los trabajadores y a sus familias y para asegurar la continuidad de las empresas, para esto ha establecido 10 pasos para un retorno al trabajo seguro y saludable en tiempos de COVID-19. 1. Establecer un equipo bipartito para organizar el retorno al trabajo. 2. Decidir quién regresa al trabajo y en qué condiciones. 3. Adoptar medidas de ingeniería y organizacionales. 4. Adoptar medidas de limpieza y desinfección de los espacios en forma regular. 5. Promover medidas de higiene personal. 6. Proveer equipos de protección personal y velar por su uso efectivo. 7. Vigilar la salud de las personas trabajadoras. 8. Considerar los factores de riesgo psicosocial. 9. Revisar y actualizar los planes de emergencia y evacuación. 10. Monitorear y actualizar las medidas de prevención y control. Este plan de retorno se debe orientar en el uso de equipos de protección personal, distanciamiento social y un continuo lavado de manos. Adicional a estas medidas generales se debe adoptar las siguientes acciones alternas que garantizarán un regreso seguro: 1. Determinar un plan de retorno por medio de un profesional en seguridad y salud en el trabajo. 2. Actualizar la evaluación de Riesgos con respecto al COVID-19. 3. Adaptar la distribución y organización de los espacios de trabajo con el objeto de minimizar la propagación del Virus. 4. Priorizar el teletrabajo en las áreas laborales donde sea posible. 5. Determinar medidas preventivas de contagio como el test de contagio y/o la toma de temperatura a todos los colaboradores 6. Mantener un espacio seguro dentro de las oficinas por medio de purificadores de aire, dispensadores de alcohol y limpieza y desinfección. 7. Ejecutar un plan de contingencia al momento de detectar contagios. 8. Capacitar a los colaboradores a la nueva rutina laboral, además de incorporarlos gradualmente a sus operaciones. 9. Instaurar una jornada laboral que permita la rotación de turnos mediante horarios flexibles para evitar aglomeración en las instalaciones. 10. Fijar una atención especial a los colaboradores que pertenecen al grupo de alto riesgo. 11. Facilitar el contacto de los colaboradores con el personal de Seguridad y Salud laboral al momento de vivir acontecimientos traumáticos o de alto estrés, para la asistencia y asesoramiento frente a la amenaza del COVID-19 en la salud física y mental. Más allá del cuidado personal es importante que cada persona se sienta cómoda en su jornada laboral, las empresas deben mantener alerta y realizar inversiones para evitar al máximo la propagación del virus. Desde Servex queremos facilitarles esta reincorporación, queremos remodelar, automatizar y agilizar sus procesos al máximo, para que proteger la seguridad y salud de sus trabajadores, no sea un inconveniente en la continuidad de su negocio. De igual modo, crear espacios abiertos, implementar medidas de limpieza y desinfección, adecuación de los espacios evitando al máximo la manipulación de elementos, asegurando cada parte de la oficina, sin dejar a un lado la estética de la marca.
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