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Oficinas abiertas: un modelo que han tomado la mayoría de empresas en Colombia

Servex • Nov 15, 2019

Oficinas abiertas

Oficinas abiertas. De un tiempo para acá los espacios laborales pasaron de ser cubículos privados con muros que separaban a cada uno de los trabajadores o departamentos, a lugares amplios sin paredes ni divisiones, rompiendo así con la jerarquía corporativa muy característica de las grandes empresas.  

Este concepto que nació en la década del 50 en Hamburgo, Alemania, con el objetivo de promover la comunicación y facilitar el flujo de ideas, además de estimular la interacción entre los trabajadores tomó relevancia luego de que los gigantes de Silicon Valley (Google, Facebook, Yahoo, etc.) adoptaran esta configuración. 

Sin embargo, la implementación de oficinas abiertas no es recomendable para todas las empresas, pues diversos estudios han revelado que este tipo de arquitectura tiene el efecto contrario al que estaba pensado inicialmente.  

Como esta idea lo que quiere es promover la interacción y creatividad, a una firma de abogados no le sería muy conveniente un diseño abierto, pues los abogados con todo lo que tienen que leer y analizar deben tener privacidad y concentración máxima. Caso contrario se da si es una empresa dedicada al diseño, publicidad, arte o arquitectura.


Para quienes defienden el concepto de oficinas abiertas, esta configuración es perfecta porque: 
  • Mejoran la comunicación, ya que promueven el diálogo entre empleados.
  • Permiten una mejor circulación de las ideas y poder compartir el conocimiento
  • Ahorran espacio.
  • Aportan más posibilidades para organizar y distribuir dicho espacio.
  • Aumentan la competitividad, tanto por reducir las actividades no laborales (navegar por internet, participar en redes sociales, etc.) como por generar un efecto emulación entre los compañeros.
  • Posibilitan que la luz natural llegue a muchos más espacios.
  • Permiten mejor la vigilancia del trabajo que se está realizando.
Sus detractores, por otro lado resaltan que las oficinas abiertas no favorecen a: 
  • La concentración por el ruido general. 
  • La productividad por la dificultad de restablecer las actividades tras las frecuentes interrupciones.
  • La privacidad. 
  • Aumentan los errores.
  • No eliminan los estatus y las jerarquías como se pretende.
  • Favorece que se generen entornos de trabajo hostiles por el aumento de competencia entre empleados.
  • Favorecen la expansión de enfermedades.
  • Complican la organización, especialmente por la habitual falta de espacios específicos para almacenar documentos.
Otras ventajas de las oficinas abiertas

Como dijimos los pilares de esta configuración son la comunicación, la interacción y la creatividad, pero la idea de que no haya divisiones en los lugares de trabajo también ayuda al presupuesto y la capacidad de adaptación en momentos de crecimiento. 

Tener una oficina abierta puede hacer ahorrar dinero a la empresa, ya que se reducen los costos de construcción, servicios públicos y equipos de oficina. Es más eficiente tener a todos en una habitación en términos de facturas de servicios públicos y suministros de oficina.

Por ejemplo, menos paredes significa un menor costo de materiales y menos tiempo utilizado para crear el espacio de trabajo. Las empresas también pueden ahorrar en gastos de equipo, ya que el espacio comunitario permite el uso compartido de recursos como impresoras y grapadoras.

Para las empresas en crecimiento, tener la capacidad de acomodar a más personas es un factor fundamental a la hora de elegir un espacio de oficina. Un espacio abierto proporciona mayor flexibilidad para acomodar puestos adicionales para cuando la empresa crezca, ya que los escritorios se pueden re-configurar fácilmente para crear una solución óptima.

Espacio con visión de futuro

Las oficinas abiertas brindan un espacio flexible como base para el diseño de la misma. En el diseño de una oficina moderna se incluyen espacios separados y diferentes modos de trabajo para adaptarse a la fuerza laboral y esto es necesario para darle a los trabajadores puestos laborales ergonómicos y sostenibles. 

Tomar la decisión de qué tipo de configuración puedo aplicar en mi empresa no es fácil, pero teniendo en cuenta que las oficinas abiertas están hechas para fomentar la creatividad y la comunicación es claro que si la compañía se desempeña en un nicho diferente al del diseño, arte, publicidad incluso arquitectura, este modelo no conviene. 

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La emergencia del COVID-19 ha considerado múltiples cambios a nuestro estilo de vida. El mundo laboral no ha sido ajeno a dichos cambios. Empleadores y trabajadores a lo largo del mundo han requerido adecuar sus modalidades de trabajo, en aquellos casos en que era posible, para cuidar su salud y seguir manteniendo una vida productiva “estable”. Bajo la nueva normalidad de trabajo y con la reapertura de nuevos sectores el riesgo ha aumentado y es nuestra responsabilidad cuidarnos y cuidar de los otros. Es por esto que no sólo se debe garantizar un regreso seguro a la oficina, sino que las empresas deben proveer todos los elementos necesarios para quienes seguirán trabajando en casa, o realizarán la modalidad de semi-teletrabajo; en un principio pensaríamos que esto iba a ser pasajero, pero cada día es más evidente que la necesidad de cuidado nos lleva evitar exponernos, ni exponer a los otros, si nos podemos quedar en casa es la mejor opción. El teletrabajo era común en grupos reducidos de trabajadores, generalmente de empresas trasnacionales o actividades vinculadas a la economía del conocimiento. Post coronavirus, las empresas que ya habían incursionado en el teletrabajo están decididas a ampliar esta práctica, analizando cómo virtualizar sus procesos de trabajo. Es gracias a esto, que es necesario que las empresas doten a todos sus empleados de elementos ergonómicos que permitan permanecer en su jornada laboral de manera segura, previniendo cualquier molestia ocasionada por una mala postura. Ya no podemos esperar a que esto se “normalice” porque hoy vivimos una nueva normalidad. En Servex queremos ayudarte a que tu y tu equipo trabajen desde casa cómodamente. Creamos combos especiales para empresas que garantizan la ergonomía necesaria y todo lo que esta implica. Los kits de home office constan de: un escritorio que se ajusta a la medida del espacio, silla giratoria para uso constante, la cual cuida tu postura, reposa pies para darle confort y estabilidad a la base de tu cuerpo, monitor para cuidar la vista, soporte para ajustar a la medida y evitar esfuerzos innecesarios del cuello o los ojos, teclados para disminuir la molestia de las muñecas y garantizar la comodidad y un mouse ergonómico que evita los movimientos bruscos de la mano. Cuidar la salud es responsabilidad de todos y garantizar el cuidado de tus colaboradores debe ser el pilar fundamental para esta reapertura económica. Recuerda si puedes quedarte en casa, hazlo.
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Debido a la pandemia las empresas están en un escenario particular el cual ha traído una crisis mundial inesperada, todos los nichos de mercadeo han tenido que ajustar los protocolos de bioseguridad para seguir funcionando. Teniendo en cuenta que nos encontramos en una fase crítica donde la responsabilidad recae en el autocuidado para evitar un efecto rebote es importante obligar a las organizaciones a adecuar de forma proactiva sus operaciones de trabajo, en este sentido es importante destacar las principales recomendaciones que se deben tener en cuenta al momento de ejecutar un plan de retorno mediante un protocolo de seguridad y salud requerido, con el objetivo principal de minimizar todas las fuentes de riesgo y contagio entre todos sus colaboradores. ¿Cuáles son las principales medidas a implementar en una organización? De acuerdo con la OIT (Organización Internacional del trabajo) la seguridad y salud en el trabajo debe considerarse como una inversión fundamental para proteger a los trabajadores y a sus familias y para asegurar la continuidad de las empresas, para esto ha establecido 10 pasos para un retorno al trabajo seguro y saludable en tiempos de COVID-19. 1. Establecer un equipo bipartito para organizar el retorno al trabajo. 2. Decidir quién regresa al trabajo y en qué condiciones. 3. Adoptar medidas de ingeniería y organizacionales. 4. Adoptar medidas de limpieza y desinfección de los espacios en forma regular. 5. Promover medidas de higiene personal. 6. Proveer equipos de protección personal y velar por su uso efectivo. 7. Vigilar la salud de las personas trabajadoras. 8. Considerar los factores de riesgo psicosocial. 9. Revisar y actualizar los planes de emergencia y evacuación. 10. Monitorear y actualizar las medidas de prevención y control. Este plan de retorno se debe orientar en el uso de equipos de protección personal, distanciamiento social y un continuo lavado de manos. Adicional a estas medidas generales se debe adoptar las siguientes acciones alternas que garantizarán un regreso seguro: 1. Determinar un plan de retorno por medio de un profesional en seguridad y salud en el trabajo. 2. Actualizar la evaluación de Riesgos con respecto al COVID-19. 3. Adaptar la distribución y organización de los espacios de trabajo con el objeto de minimizar la propagación del Virus. 4. Priorizar el teletrabajo en las áreas laborales donde sea posible. 5. Determinar medidas preventivas de contagio como el test de contagio y/o la toma de temperatura a todos los colaboradores 6. Mantener un espacio seguro dentro de las oficinas por medio de purificadores de aire, dispensadores de alcohol y limpieza y desinfección. 7. Ejecutar un plan de contingencia al momento de detectar contagios. 8. Capacitar a los colaboradores a la nueva rutina laboral, además de incorporarlos gradualmente a sus operaciones. 9. Instaurar una jornada laboral que permita la rotación de turnos mediante horarios flexibles para evitar aglomeración en las instalaciones. 10. Fijar una atención especial a los colaboradores que pertenecen al grupo de alto riesgo. 11. Facilitar el contacto de los colaboradores con el personal de Seguridad y Salud laboral al momento de vivir acontecimientos traumáticos o de alto estrés, para la asistencia y asesoramiento frente a la amenaza del COVID-19 en la salud física y mental. Más allá del cuidado personal es importante que cada persona se sienta cómoda en su jornada laboral, las empresas deben mantener alerta y realizar inversiones para evitar al máximo la propagación del virus. Desde Servex queremos facilitarles esta reincorporación, queremos remodelar, automatizar y agilizar sus procesos al máximo, para que proteger la seguridad y salud de sus trabajadores, no sea un inconveniente en la continuidad de su negocio. De igual modo, crear espacios abiertos, implementar medidas de limpieza y desinfección, adecuación de los espacios evitando al máximo la manipulación de elementos, asegurando cada parte de la oficina, sin dejar a un lado la estética de la marca.
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